Einstieg in das HAW Prozess-Portal

Liebe Hochschulmitglieder,

das Intranet ist zum 17.11.2010 in das neue HAW Prozess-Portal "umgezogen“.

Mit dieser neuen Seite ist ein weiterer wichtiger Meilenstein für den Aufbau eines prozessorientierten Qualitätsmanagements (QM) an der Hochschule erreicht.

Über das plattformunabhängige HAW Prozess-Portal werden künftig alle hochschulweiten Dokumentenvorlagen zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig werden Schritt für Schritt die im Rahmen von QM erfassten und freigegebenen Hochschulprozesse inklusive der Prozessbeschreibungen für die internen Hochschulmitglieder über das Portal veröffentlicht.

Was ist bisher geschehen:

In einem ersten Schritt wurden alle Formulare, Checklisten, Verfahrensanweisungen, Informationen und Gesetzestexte aus dem bisherigen Intranet im neuen, einheitlichen HAW-Erscheinungsbild ins HAW Prozess-Portal überführt. Dazu wurden von QM Formularvorlagen und Gestaltungsregeln entwickelt, die Ihnen im HAW Prozess-Portal ab sofort zur Verfügung gestellt werden.
Neu ist, dass die ehemaligen Intranet-Dokumente im HAW Prozess-Portal nach dem Geschäftsverteilungsplan der HAW Amberg-Weiden kategorisiert sind und auch die Dokumente des Corporate Designs der HAW-AW im Portal zu finden sind. Mit der integrierten Suchfunktion sind alle Dokumente leicht zu finden. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, sich eine individuelle Favoritenliste anzulegen.

Darüber hinaus sind die ersten, von QM aufgenommenen und freigegebenen Hochschulprozesse (IST-Prozesse, z.B. Lehrevaluation und Bewerbungsverfahren, Immatrikulation), im Portal zu finden.

Was ist im nächsten Schritt geplant:

Im nächsten Schritt sollen die Dokumentenvorlagen der einzelnen Fakultäten und der zentralen Bereiche systematisch in das Portal überführt werden. Ziel ist es, mit der weiteren, systematischen Prozessdokumentation und -veröffentlichung eine Transparenz zu schaffen, die eine hohe Prozessqualität sicherstellt. So wird künftig aus Prozesssicht ein rascher Dokumentenzugriff möglich sein. 

Was bietet das HAW Prozess-Portal:

• Weniger Aufwand:
  Ein schnelles Auffinden der Dokumente durch gezielte Stichwortsuche und die Möglichkeit, eine Favoritenliste anzulegen. Bei den Prozessen werden die relevanten Dokumente künftig mit einem Klick zu finden sein. Neue Mitarbeiter können sich so im HAW Prozess-Portal einen raschen Überblick darüber verschaffen, welche Prozesse in ihr Aufgabengebiet fallen - eine schnellere Einarbeitung wird auf diese Weise unterstützt.
• Mehr Transparenz:
  Klare und strukturierte Darstellung von Dokumentenarten und eine automatische Mitteilung im Falle der Änderung oder Neueinstellung von Dokumenten. Das HAW Prozess-Portal ermöglicht eine praktische und effektive Unterstützung bei der Dokumentenverteilung und -lenkung. Die Prozessgrafiken zeigen auf einen Blick,  wer wann wofür im Prozessablauf zuständig ist.
• Bessere Prozesse:
  Zusammen mit den Prozessbeteiligten wird der Prozess aufgenommen und visualisiert.  Bereits in diesem Schritt wird festgehalten, an welchen Stellen es Verbesserungspotential gibt und welche Formulare überarbeitet oder neu entwickelt werden sollten. Nach der Freigabe wird der Prozess dann im HAW Prozess-Portal veröffentlicht.

Bei Fragen und Anregungen – bitte sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne!