Projekt Prozessanalyse

Die Analyse von Prozessen ist ein wichtiger Bestandteil der Organisationsentwicklung und des Qualitätsmanagements. Erst nachdem Klarheit über den Ablauf eines Prozesses und eventuelle Einbettungen in andere Prozesse besteht, können Verbesserungspotentiale im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses systematisch untersucht und behoben werden.

Mit dieser Zielsetzung ist die HAW-AW im Zuge des Aufbaus eines prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems im Sommersemester 2010 mit einer hochschulweiten Ist-Prozess-Erfassung gestartet. Sowohl die Ist-Prozessaufnahme, als auch im nächsten Schritt die Analyse und Optimierung der Prozesse sind immer in Bezug auf ihren Beitrag zur Qualitätssicherung an der HAW-AW zu sehen. Besondere Beachtung finden dabei die speziellen Gegebenheiten der Hochschule, z. B. der doppelte Standort und die auch im neuen Leitbild der Hochschule verankerten Themen "Qualitätskultur" und "Qualitätsverständnis" der HAW-AW.

Ziel eines prozessorientierten Ansatzes ist es, die Qualität der Prozesse durch klar definierte Abläufe und Verantwortlichkeiten sowie durch eine selbstkritische und kontinuierliche Hinterfragung und Optimierung sicherzustellen.

Abb. KVP-Prozess der HAW-AW

Folgende Ziele werden an der HAW-AW mit der Prozessanalyse verfolgt:

  • Schaffung einer prozessorientierten und lernenden Organisationskultur, mit der die kreativen und individuellen Prozesse "Studium und Lehre", "Angewandte Forschung" und "Weiterbildung" optimal unterstützt werden
  • Erhöhte Transparenz: Jeder weiß, wer wann und für was er zuständig ist und wie und wohin Informationen fließen sollen.
  • Wissensverankerung und damit einhergehend eine bessere Vernetzung von Wissen
  • Steigerung der Effizienz durch Erkennen von Stärken und Verbesserungs-potentialen

Mit dem von der HAW ausgewählten Prozessmanagement-Tool sycat werden systematisch wichtige Hochschulprozesse gemeinsam mit den Prozessbeteiligten aufgenommen, analysiert und visualisiert.

Dem Prozess-Team der HAW stehen folgende sycat-Module zur Verfügung:

  • sycat process designer pro
  • sycat document manager (DMA/DMP/DMW)

Die im sycat process designer aufgenommenen Prozesse werden im Anschluss nach und nach für alle Hochschulmitglieder über ein angekoppeltes document manager portal (DMP) publiziert. Der Start für das neue Portal ist für den Herbst 2010 geplant (Projektziel). Derzeit finden dazu Testläufe statt.

Im Portal werden die bereits erfassten und freigegebenen Hochschulprozesse veröffentlicht und die dazugehörigen Vorlagedokumente revisionssicher zur Verfügung gestellt. Über ein angekoppeltes sycat-Workflowsystem (DMW) können künftig in einem Schritt Dokumente verteilerbasiert und nach einem definiertem Lenkungskreis gesteuert werden (z. B. für Dokumentenneuanträge oder -änderungen). Darüber hinaus werden das bestehende Intranet und die Dokumente für das Corporate Design ins Portal überführt.

Die Prozessanalyse und der Einsatz des DMW stellen somit die Weichen für eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung an der HAW-AW.